EKSA atau Ekosistem Kondusif Sektor Awam merupakan penjenamaan semula bagi Amalan 5S yang telah lama diguna pakai dalam organisasi kerajaan. Ia bukan sekadar aktiviti menyusun fail atau melabel laci, tetapi satu inisiatif untuk mewujudkan persekitaran kerja yang berkualiti, sistematik, dan selamat.

Berikut adalah pengenalan ringkas mengenai komponen utama EKSA:

1. Evolusi daripada 5S kepada EKSA

Perbezaan Utama:

• Imej Korporat: Tidak lagi sekadar warna-warni; lebih kepada profesionalisme.

• Kreativiti & Inovasi: Menggalakkan penggunaan bahan kitar semula.

• Amalan Hijau (Go Green): Penekanan kepada penjimatan tenaga dan kelestarian alam sekitar.

• Kepelbagaian Agensi: Boleh disesuaikan mengikut keperluan unik sesebuah jabatan (customized).

2. Lima Objektif Utama EKSA

1. Meningkatkan Kecekapan: Memudahkan pencarian dokumen dan peralatan kerja.

2. Imej Profesional: Mewujudkan persekitaran yang kemas bagi meningkatkan keyakinan pelanggan.

3. Keselamatan Kerja: Mengurangkan risiko kemalangan di pejabat melalui penyusunan yang teratur.

4. Budaya Kerja Positif: Memupuk semangat kerjasama dan disiplin di kalangan kakitangan.

5. Produktiviti: Mengurangkan pembaziran masa dan ruang.

3. Komponen Penilaian EKSA

Dalam melaksanakan EKSA, terdapat beberapa kriteria yang biasanya dinilai oleh pihak pemudah cara atau auditor:

 1. Ruang Kerja (Meja Kakitangan)

• [ ] Atas Meja: Hanya peralatan yang kerap digunakan sahaja (contoh: komputer, telefon, satu bekas pen). Tiada hiasan berlebihan.

• [ ] Dokumen: Fail yang sedang diproses disusun kemas. Tiada longgokan kertas yang tidak berkaitan.

• [ ] Laci Meja: Dibahagikan ikut kategori (Stationery/Dokumen/Peribadi). Gunakan partition jika perlu.

• [ ] Bawah Meja: Bersih daripada kotak, kasut, atau hiasan yang menghalang ruang kaki.

• [ ] Label: Nama dan jawatan dipaparkan dengan jelas mengikut format imej korporat.

2. Pengurusan Fail & Kabinet

• [ ] Keseragaman: Fail disusun mengikut nombor rujukan atau kod warna yang ditetapkan.

• [ ] Indeks: Setiap kabinet mempunyai senarai kandungan (indeks) di bahagian luar atau dalam pintu.

• [ ] Label Tulang Fail: Tulisan tegak, jelas, dan seragam saiznya.

• [ ] Para/Rak: Tiada habuk dan tidak melanduk (terlalu berat).

3. Ruang Gunahasama (Bilik Mesyuarat, Pantri, Surau)

• [ ] Peralatan: Semua peralatan (remote TV/AC, kerusi) diletakkan di tempat asal selepas guna.

• [ ] Label Arahan: Ada arahan ringkas seperti “Sila Tutup Suis” atau “Sila Susun Semula Kerusi”.

• [ ] Kebersihan: Tiada sisa makanan di sinki pantri; telekung dan sejadah di surau dilipat kemas.

• [ ] Peti Sejuk: Tiada makanan yang tamat tempoh dan dilabel mengikut pemilik/tarikh (jika berkaitan).

4. Keselamatan & Amalan Hijau

• [ ] Laluan Kecemasan: Tiada barang menghalang laluan atau pintu keluar.

• [ ] Pelan Lantai: Pelan laluan kecemasan dipamerkan dan mudah dilihat.

• [ ] Suis & Wayar: Semua wayar diikat kemas (tidak berselirat) dan suis dilabel (Contoh: Lampu 1, Lampu 2).

• [ ] Tong Kitar Semula: Disediakan dan digunakan dengan betul mengikut kategori (Kertas, Plastik, Kaca).

• [ ] Notis Penjimatan: Label peringatan penjimatan air dan elektrik ditampal di tempat strategik.

5. Sudut EKSA (Zon)

• [ ] Carta Organisasi: Gambar dan nama jawatankuasa terkini.

• [ ] Polisi/Dasar: Dasar EKSA jabatan dipamerkan dengan jelas.

• [ ] Pelan Lantai Zon: Menunjukkan pembahagian kawasan di bawah tanggungjawab zon tersebut.

• [ ] Gambar Sebelum & Selepas: Menunjukkan bukti transformasi yang telah dilakukan.

Tips Bonus untuk Skor Tinggi:

Kreativiti & Inovasi: Gunakan barang kitar semula untuk dijadikan penganjur (organizer) alatan pejabat. Auditor sangat menyukai elemen “Go Green” yang menjimatkan kos organisasi.

 

---

 

JADUAL TUGAS GOTONG-ROYONG EKSA (ZON: [NAMA ZON ANDA])

Tarikh: [Sila Isi] | Masa: [Contoh: 9.00 Pagi – 12.00 Tengah Hari]

 

---

 

Atur Cara Gotong-Royong

1. 09:00 AM: Taklimat Ringkas (Ketua Zon menerangkan fokus utama audit kali ini).

2. 09:15 AM: Aktiviti SISIH (Asingkan barang tidak perlu untuk pelupusan).

3. 10:00 AM: Aktiviti SUSUN & SAPU (Menyusun mengikut label dan membersihkan habuk).

4. 11:30 AM: Sesi Fotografi (Ambil gambar “Selepas” untuk diletakkan di Sudut EKSA).

5. 12:00 PM: Jamuan Ringan & Bersurai.

---

 

Senarai Semak Akhir (Check-Off)

Sebelum bersurai, pastikan Ketua Kumpulan menyemak perkara berikut:

• [ ] Tiada sampah tertinggal di dalam laci atau di bawah meja.

• [ ] Semua suis yang tidak digunakan telah dimatikan.

• [ ] Barang-barang pelupusan telah dikumpulkan di satu sudut (tidak bersepah).

• [ ] Borang kehadiran gotong-royong telah ditandatangani.

---

 

Tip Penyelaras: Pastikan anda mengambil gambar “Sebelum” sebelum sesi bermula. Gambar perbandingan Before & After adalah elemen wajib dalam dokumentasi EKSA!

Keseragaman adalah kunci utama untuk mendapat markah penuh dalam audit EKSA. Jika label nampak “rojak” (saiz tulisan berbeza-beza), imej korporat akan terjejas.

 

Berikut adalah cadangan format dan saiz standard yang boleh anda gunakan untuk unit/zon anda:

 

---

 

1. Label Fail (Tulang Fail)

Gunakan template dalam Microsoft Word (Table) dengan ukuran berikut:

• Font: Arial atau Verdana (Bold).

• Saiz Tulisan: 14pt – 18pt (mengikut ketebalan tulang fail).

• Elemen Wajib:

  1. Logo Jabatan (Kecil di bahagian atas).

  2. Tajuk Fail (Besar di tengah).

  3. Nombor Rujukan Fail (Di bahagian bawah).

  4. Kod Warna (Contoh: Biru untuk Pentadbiran, Merah untuk Kewangan).

2. Label Laci Meja (Stationery)

Untuk menampakkan kekemasan, gunakan label yang kecil tetapi jelas.

• Ukuran: 1cm (Tinggi) x 5cm (Lebar).

• Contoh Kandungan:

  [ ALAT TULIS ] | [ DOKUMEN PERIBADI ] | [ FAIL AKTIF ]

   

3. Label Suis (Amalan Hijau)

Ini sangat penting untuk penjimatan tenaga dan keselamatan.

• Format: Gunakan pelekat (sticker) lutsinar atau putih.

• Teks:

  • “Sila Tutup Selepas Digunakan”

  • “Lampu 1” / “Kipas A”

 

---

 

Contoh Visual Layout (Template Ringkas)

Anda boleh bina jadual (table) dalam Word seperti ini:

 

---

 

Tips Pemasangan Label:

1. Gunakan Laminating Machine: Untuk label di kawasan umum (seperti di pantri atau stor) supaya tidak cepat kotor atau koyak.

2. Aras Mata (Eye Level): Pastikan label ditampal pada ketinggian yang mudah dibaca.

3. Double-Sided Tape: Gunakan jenis yang berkualiti supaya label tidak tertanggal dan tidak meninggalkan kesan gam yang kotor bila dicabut nanti.

Slogan atau moto yang mantap bukan sahaja mencantikkan papan kenyataan, malah ia membakar semangat warga zon anda untuk terus konsisten.

Berikut adalah beberapa pilihan draf ayat dan slogan mengikut “vibe” yang anda inginkan:

---

1. Pilihan Slogan (Pendek & Padat)

Slogan ini sesuai diletakkan di bahagian paling atas papan kenyataan atau di pintu masuk zon:

• Pilihan A (Klasik): “Persekitaran Kondusif, Produktiviti Progresif.”

• Pilihan B (Moden): “EKSA Di Hati, Kualiti Diperkasa.”

• Pilihan C (Hijau): “Lestari Budaya, Transformasi Kerjaya.”

• Pilihan D (Ringkas): “Zon [Nama Zon]: Bersih, Kemas, Profesional.”

---

2. Draf Ayat “Visi & Misi” Zon

Anda boleh letakkan ini dalam bingkai (frame) di Sudut EKSA:

Visi Kami: Menjadikan Zon [Nama Zon] sebagai penanda aras persekitaran kerja yang selamat, sistematik, dan mesra alam demi kecemerlangan penyampaian perkhidmatan.

Misi Kami:

1. Membudayakan amalan kelestarian hijau dalam setiap tugasan harian.

2. Memastikan setiap ruang kerja sentiasa kemas dan profesional (Imej Korporat).

3. Memupuk semangat kerjasama berpasukan melalui amalan gotong-royong berkala.

---

3. Ayat Galakan / “Call to Action”

Lekatkan ayat-ayat kecil ini di kawasan strategik (seperti di tepi cermin atau suis):

• Di Pantri: “Kebersihan ruang makan, cerminan peribadi anda.”

• Di Bilik Fail: “Ambil dengan tertib, letak dengan rapi. Mudahkan urusan rakan setugas.”

• Di Sudut Kitar Semula: “Kecil bagi anda, besar bagi bumi kita. Jom Kitar Semula!”

---

Tips Rekaan (Design) Papan Kenyataan:

1. Gunakan Warna Tema: Jika zon anda bertema Biru, pastikan latar belakang (background) dan tulisan slogan menggunakan tona biru yang seragam.

2. Gunakan Font “Bold”: Untuk slogan utama, gunakan font seperti Impact atau Montserrat supaya nampak lebih “tegas”.

3. Hiasan Minimalis: Jangan terlalu banyak bunga plastik atau reben. EKSA lebih mengutamakan kekemasan korporat berbanding hiasan yang sarat.

draf emel atau memo rasmi yang profesional namun tetap mempunyai nada galakan agar semua staf merasa terpanggil untuk menyumbang tenaga.

DRAF EMEL / MEMO MAKLUMAN GOTONG-ROYONG EKSA

Subjek: Makluman Aktiviti Gotong-Royong EKSA Zon [Nama Zon] Bil. [X]/2026

Kepada: Semua Warga Zon [Nama Zon] / [Nama Jabatan]

Daripada: Jawatankuasa Pelaksana EKSA

Tarikh: [Sila Isi]

Assalamualaikum / Salam Sejahtera / Salam Madani,

Tuan/Puan,

NOTIS PELAKSANAAN AKTIVITI GOTONG-ROYONG EKSA ZON [NAMA ZON]

Dengan segala hormatnya, perkara di atas adalah dirujuk.

2. Sukacita dimaklumkan bahawa Jawatankuasa EKSA akan mengadakan aktiviti gotong-royong bagi memastikan persekitaran kerja kita sentiasa kondusif, sistematik, dan bersedia untuk menghadapi sesi audit yang akan datang.

3. Maklumat terperinci aktiviti adalah seperti berikut:

• Tarikh: [Contoh: 12 Mac 2026 (Khamis)]

• Masa: [Contoh: 9.00 Pagi – 12.00 Tengah Hari]

• Lokasi: [Contoh: Pejabat Am / Bilik Fail / Pantri]

• Pakaian: Pakaian Sukan / Pakaian yang bersesuaian untuk aktiviti fizikal.

4. Fokus Utama Gotong-Royong:

• Sisih: Pelupusan dokumen/barang yang tidak diperlukan.

• Susun: Penyeragaman label fail dan laci mengikut imej korporat.

• Sapu: Pembersihan ruang kerja dan kawasan gunahasama.

• Amalan Hijau: Pengemaskinian sudut kitar semula dan label penjimatan tenaga.

5. Kerjasama dan komitmen daripada tuan/puan amatlah dihargai bagi memastikan zon kita mencapai tahap kecemerlangan dalam kualiti persekitaran tempat kerja. Marilah kita bersama-sama merealisasikan budaya kerja yang lebih tersusun dan profesional.

Segala kerjasama dan perhatian tuan/puan dalam menjayakan aktiviti ini didahului dengan ucapan terima kasih.

“PERSEKITARAN KONDUSIF, PRODUKTIVITI PROGRESIF”

Sekian, terima kasih.

(NAMA ANDA / KETUA ZON) Penyelaras EKSA Zon [Nama Zon]

Tips Tambahan:

• Hebahan WhatsApp: Anda juga boleh ringkaskan draf ini untuk dihantar ke grup WhatsApp pejabat supaya lebih cepat sampai.

• Sediakan Borang Kehadiran: Pastikan semua yang hadir menandatangani borang kehadiran sebagai bukti penglibatan (evidens) untuk audit.